7 dicas para melhorar e tornar mais eficiente sua rotina no trabalho
Saiba como melhorar algumas práticas e começar a trabalhar de uma forma mais efetiva.
A rotina de trabalho nem sempre acaba sendo fácil de ser mantida pelos profissionais. Em um primeiro momento existe uma ideia de que boa parte desta rotina, que consiste basicamente no conjunto de tarefas que as precisam fazer de tempos em tempos e que fazem parte das atividades da função, deva ser estipulada pela própria empresa através dos seus gestores.
E, realmente, os profissionais que acabam sendo colocados em uma determinada posição de comando devem ter, nos escopos das suas atividades, atribuições de gerenciamento de uma forma geral. Mas também existe uma expectativa das instituições e das empresas, de uma forma geral, de que os funcionários possam contribuir para conseguir criar uma rotina que torne o seu trabalho mais efetivo no dia a dia.
Confira algumas dicas que podem ajudar na organização da rotina de trabalho:
Se organize em relação as entradas e saídas do trabalho
Antes de mais nada, é muito importante que os profissionais estejam devidamente cientes do seu horário de entrada e saída no trabalho. É importante que eles consigam organizar suas vidas para conseguir cumprir estes horários. Caso a pessoa trabalhe por conta própria ou tenha um horário mais flexível, pode ser interessante definir seus próprios horários e seguir uma rotina.
Conheça ou defina suas prioridades
Na grande maioria dos casos os profissionais acabam tendo que lidar com uma série de atividades no dia a dia. E sempre existem aquelas que são consideradas como as mais importantes, pelos mais variados motivos. Mas é importante que os profissionais consigam definir suas prioridades ou conhecer as mesmas, quando elas são definidas seguindo uma outra estrutura.
Utilize uma agenda ou um planner
Em tempos digitais, existe uma tendência de que os profissionais deixem de organizar suas tarefas em estruturas físicas, como as famosas agendas. Mas é importante que os profissionais se acostumem a utilizar estas ferramentas, pois confiar apenas na sua memória acaba sendo extremamente arriscado na grande maioria dos casos.
Além de conseguir lembrar de determinados compromissos ou de informações importantes, a agenda também acaba sendo muito importante para definir uma determinada ordem ou fazer um planejamento de como as atividades serão feitas, levando em consideração outros compromissos.
Hoje em dia os profissionais contam com diversas ferramentas digitais que também podem ser utilizadas como agenda ou como planners. Elas podem ser extremamente uteis para quem trabalha na frente do computador o dia todo.
Faça pausas
As pausas acabam sendo muito importantes para que os profissionais consigam manter um bom desempenho nas atividades feiras no dia a dia. Elas podem ser definias pelas empresas, mas também podem ser definidas pelo próprio profissional. É importante definir pequenos momentos para se esticar, levantar e sair da frente do computador. A recomendação geral para quem trabalha em atividades de escritório é uma parada de 10 minutos a cada uma hora.
Cuidado com o excesso de reuniões
Algo que também pode atrapalhar bastante a rotina de atividades profissionais no dia a dia e também deixar toda a empresa mais lenta e menos efetiva é a grande quantidade de reuniões que muitas companhias ainda fazem. Além de ocupar muito tempo do dia dos profissionais, que deixam de fazer as tarefas efetivas da sua posição, as reuniões também acabam causando fadiga mental, de acordo com diversas pesquisas.
Portanto, é fundamental, quando os profissionais estiverem em papeis de gestão, analisar cuidadosamente a real necessidade das reuniões, pois em muitos casos as questões podem se resolvidas com uma simples troca de e-mails ou ainda com pequenos momentos de conversas. Já no papel de funcionários sem posição de comando ou de gestão, a posição deve sempre ser de proatividade nas reuniões para conseguir resolver as questões o mais rápido possível.
Faça anotações sobre as tarefas do dia a dia
Fazer anotações também acaba sendo muito importante para conseguir manter uma rotina mais efetiva no trabalho do dia a dia. Isso acaba sendo ainda mais importante quando as pessoas trabalham em diversos projetos ao mesmo tempo, deixando de sobrecarregar o cérebro com muitas informações que poderiam estar sendo armazenadas de forma externa.
Mantenha o foco em uma atividade ou projeto por vez
Manter o foco na atividade que está sendo feita naquele momento também é muito importante para conseguir se tornar mais produtivo. Mesmo que as pessoas tenham muitas coisas para fazer, o foco sempre deve ser naquela que está sendo feita naquele momento.
Caso surja alguma ideia ou pensamento referente a outro projeto ou outra atividade, pode ser interessante manter um bloco de notas ou um arquivo aberto no computador, para fazer o registro e rapidamente retornar ao projeto que está sendo realizado.